Wichtigste Voraussetzung ist eine funktionierende Technik. Um eine Videokonferenz reibungslos durchführen zu können, müssen Mikrofon und Lautsprecher stabil arbeiten und die Daten in ausreichender Geschwindigkeit übertragen werden. Eine Kamera ist hilfreich, aber für die meisten Besprechungen nicht unbedingt erforderlich.
Für eine Video- oder Telefonkonferenz ist es unabdingbar, sich vor dem Einsatz mit den Programmen und der eingesetzten Technik vertraut zu machen. Die grundlegenden Funktionalitäten der Systeme, egal ob Jabber, WebEx oder andere, müssen alle Teilnehmer beherrschen. Ansonsten kommt es zu Verzögerungen bis hin zum Abbruch der Konferenz. Im Mitarbeiterportal des Geschäftsbereichs gibt es Anleitungen und Videos, die diese Grundlagen sehr gut erklären.
Informationen und Erklärvideos im Mitarbeiterportal - nur im Geschäftsbereich abrufbar externer LinkKonkrete Tipps für Teilnehmer
Testen Sie vorab Mikrofon und Kamera: Prüfen Sie die Position der Kamera, so dass Sie gut sichtbar sind.
Testen Sie die Technik: zum Beispiel in einer Besprechung, bei der Sie in kleinem Kreis mit bekannten Teilnehmern zusammen kommen. Alle Schwierigkeiten bei dieser "Generalprobe" können Sie gezielt beheben und sind damit für eine wichtige Besprechung gut gerüstet.
LAN-Kabel verwenden: Verbinden Sie Ihren Rechner zuhause direkt per Kabel mit dem Router. Die Verbindung per WLAN ist störanfälliger und langsamer als per Kabel.
Seien Sie pünktlich: Bei digitalen Besprechungen wird zu Beginn meist nichts mitgeschrieben oder visualisiert, deshalb muss für neu hinzu gekommene Teilnehmer der bisherige Inhalt wiederholt werden.
Schalten Sie Ihr Mikrofon während der Besprechung aus, wenn Sie nur zuhören. Die Nebengeräusche der eingeschalteten Mikrofone sind störend – auch bei guter Übertragungsgeschwindigkeit.
Schalten Sie Ihr Video aus, falls die Übertragungsgeschwindigkeit nicht ausreicht.
Nutzen Sie den Chat. Eine Rückmeldung per Chat wird auch bei niedriger Bandbreite übertragen und ist bei Problemen mit Mikrofon und Kamera hilfreich. Darüber hinaus ist der Chat bei Rückmeldungen und Abstimmungen ein einfaches und effektives Werkzeug
Hinweise für Moderatoren
Der Moderator ist bei einer Video- oder Telefonkonferenz noch wichtiger als bei einer Besprechung von Angesicht zu Angesicht. Die Grundregeln gelten aber auch hier.
Stehen Sie bereits mindestens fünf Minuten vor der Konferenz bereit. Die Teilnehmer treten der Konferenz meistens schon früher bei und es können dann ggf. technische Probleme vorab gelöst werden.
Geben Sie zu Beginn der Besprechung kurze technische Hinweise und Regeln für die Besprechung bekannt.
Vereinbaren Sie mit den Teilnehmern, wie Wortmeldungen erfolgen sollen.
Vereinbaren Sie, welche Funktionen während der Besprechung sonst noch genutzt werden sollen/dürfen.
Legen Sie fest, wer das Protokoll führt und ob es parallel für alle gleich sichtbar sein soll.
Ergänzende Tools, wie z. B. die Chatfunktion, das Whiteboard oder Umfragewerkzeuge sollten den Erfahrungen der Teilnehmer entsprechend eingesetzt werden. Für virtuelle Besprechungen ist Visualisierung genauso wichtig wie bei "normalen" Besprechungen.
Binden Sie die Teilnehmer immer wieder aktiv ein, z. B. durch gezieltes Nachfragen. Insbesondere bei Telefonkonferenzen ist es für den Moderator schwierig, die Stimmung der Teilnehmer zu erfassen. Aber auch bei Videokonferenzen sind Gesten und Mimik der Teilnehmer bei Weitem nicht so gut erkennbar wie bei einer physischen Besprechung.
Machen Sie regelmäßige Pausen. Telefon- und Videokonferenzen sind für alle anstrengend. Eine Besprechungseinheit sollte nicht länger als eine bis eineinhalb Stunden dauern.
Holen Sie am Ende der Besprechung standardmäßig Feedback ein, damit Sie bei der nächsten Moderation Anregungen aufgreifen können.
Ansprechpartner
- Name:
- Ulrich Lieberth, Dr. Horst Neuhauser, Gerhard Seidl